Sicheres Kontaktformular

Aktivierung des sicheren Kontaktformulars

– Informationen für Behörden –

Stand: 20.09.2023

Über das sichere Kontaktformular des Freistaats Bayern können Bürgerinnen und Bürger einer Behörde eine verschlüsselte Nachricht übermitteln. Die Behörde kann außerdem eine verschlüsselte Nachricht an das BayernID-Postfach zurücksenden. Das sichere Kontaktformular wird kostenfrei auf dem Antragsmanager/Bayerischen Formularserver bereitgestellt und kann von jeder Behörde aktiviert werden. Es ist dann über das BayernPortal abrufbar und kann auch auf der Webseite der Behörde verlinkt werden.

1. Technische Voraussetzungen

Das sichere Kontaktformular kann aktiviert werden, wenn die zentrale E-Mail-Adresse Ihrer Behörde – i.d.R. die der Poststelle – mit gültigen Verschlüsselungs- und Signaturzertifikaten der Bayern-PKI (PKI-Zertifikate) ausgestattet ist. Die PKI-Zertifikate sind kostenlos über die Registrierungsstelle der eigenen Behörde erhältlich (i.d.R. EDV– bzw. IT-Stelle); kreisangehörige Gemeinden müssen sich an die Registrierungsstelle ihres Landratsamts wenden. Weiterführende Informationen zur Nutzung der PKI-Zertifikate (z. B. wie sie in einen S/MIME fähigen Mail-Client importiert werden, wie die LDAP-Verbindung zum Verzeichnisdienst eingerichtet wird) finden Sie unter www.pki.bayern.de/vpki. Wichtig: PKI-Zertifikate sind mit einem Ablaufdatum versehen. Sie sind drei Jahre gültig. Das sichere Kontaktformular wird im BayernPortal nicht mehr angezeigt, wenn die PKI-Zertifikate abgelaufen sind. Das E-Mail-Postfach muss außerdem E-Mail-Nachrichten empfangen können, die inklusive Anlagen mindestens 10 MB groß sind.

2. Aktivierung über das Redaktionssystem für Verwaltungsinformationen in Bayern

Die BayernPortal-Redakteurin/Der BayernPortal-Redakteur Ihrer Behörde muss im Redaktionssystem für Verwaltungsinformationen in Bayern (www.bayvis-redaktionssystem.bayern.de) folgende Informationen erfassen:

• Informationen, die für das Impressum und die Datenschutzerklärung benötigt werden (z. B. Name der/des Vertretungsberechtigten, USt-Identifikationsnummer und Name der für den Inhalt verantwortlichen Person, ggfs. Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten)
• E-Mail-Adresse Ihrer Behörde, die mit dem PKI-Zertifikaten ausgestattet ist

Das sichere Kontaktformular wird nach Auswahl der Option „Sicheres Kontaktformular im BayernPortal anzeigen“ im Feld „Sicheres Kontaktformular“ aktiviert.
Die BayernPortal-Redakteurin/Der BayernPortal-Redakteur Ihrer Behörde kann nach Anmeldung im Redaktionssystem eine ausführliche Anleitung zur Pflege der o.g. Informationen und Einstellungen abrufen. Bei Fragen steht die zentrale Redaktion (E-Mail: bayvis-redaktion@stmd.bayern.de) zur Verfügung.

3. Verlinkung im BayernPortal

Das sichere Kontaktformular wird nach der Aktivierung bei den Kontaktdaten Ihrer Behörde im BayernPortal unter „Sicheres Kontaktformular“ automatisch verlinkt. Wenn eine Bürgerin oder ein Bürger über das Kontaktformular eine Nachricht verschickt, wird diese als verschlüsselte E-Mail-Nachricht an die zentrale E-Mail-Adresse der Behörde gesendet.

Das sichere Kontaktformular Ihrer Behörde wird im BayernPortal automatisch auch bei Organisationseinheiten (z. B. Gewerbeamt, Zulassungsbehörde, Abteilung 1) und Außenstellen angezeigt, wenn diesen die zentrale E-Mail-Adresse Ihrer Behörde, keine E-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse ohne PKI-Zertifikate zugeordnet ist. Wenn Sie bei einer Organisationseinheit die E-Mail-Adresse der Organisationseinheit hinterlegen und diese mit PKI-Zertifikaten ausgestattet ist, dann wird im BayernPortal automatisch das sichere Kontaktformular für diese Organisationseinheit generiert und verlinkt, sobald das sichere Kontaktformular bei der Behörde aktiviert wurde. Die Nachrichten werden dann an das Postfach der Organisationseinheit übermittelt.

4. Verlinkung auf der Internetseite Ihrer Behörde

Sie können das im BayernPortal verlinkte sichere Kontaktformular auch auf der Internetseite Ihrer Behörde verlinken. Dazu benötigen Sie die URL bzw. Internetadresse des sicheren Kontaktformulars Ihrer Behörde. Sie können die URL z. B. über das BayernPortal ermitteln. Dazu müssen Sie im BayernPortal eine Seite mit den Kontaktdaten Ihrer Behörde aufrufen, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf „Sicheres Kontaktformular“ und legen Sie über „Link kopieren“ bzw. „Link-Adresse kopieren“ die URL in die Zwischenablage. Sie können die URL dann auf der Internetseite Ihrer Behörde veröffentlichen. Darüber hinaus wird die URL auch im Redaktionssystem auf der Seite, über die die Aktivierung erfolgt ist (siehe oben), im Feld „Sicheres Kontaktformular“ angezeigt.

5. Weiterführende Informationen für Behörden

Weiterführende Informationen für Behörden zum sicheren Kontaktformular (z. B. zur Nutzung durch Bürgerinnen und Bürger und zur Kommunikation über das BayernID-Postfach) können von der BayernPortal-Redakteurin/dem BayernPortal-Redakteur über das Redaktionssystem abgerufen werden (siehe unter „Handbuch und Anleitungen“).